Dominando o fechamento financeiro: Um guia abrangente

O processo de fechamento financeiro mudou significativamente desde 2020, com um forte foco em automação, integração de dados, insights em tempo real e conformidade para aumentar a eficiência e a precisão dos relatórios financeiros.

Portanto, ninguém discute que fechar adequadamente os livros é essencial para manter as organizações em conformidade, financeiramente saudáveis e em uma trajetória de crescimento estável. No entanto, o processo defechamento financeiropode ser um dos esforços que mais consomem tempo e recursos de uma equipe financeira, causando dores de cabeça para todos os envolvidos.

Este guia abrangente abordará como lidar com os desafios comuns do fechamento financeiro e como você pode simplificar esse processo para liberar tempo para se concentrar nas prioridades estratégicas.

Principais conclusões sobre o fechamento financeiro

Se você está procurando algumas dicas importantes sobre o fechamento financeiro, aqui estão três dos pontos essenciais abordados em nosso guia:

1. O processo de fechamento financeiro é essencial para garantir a precisão e a integridade dos registros financeiros, o que favorece a conformidade e a tomada de decisões estratégicas informadas.
   
2. Um fechamento financeiro bem-sucedido inclui preparação clara, execução da reconciliação de contas, verificações de conformidade e revisões completas após o fechamento para identificar áreas de melhoria e garantir a precisão.
   
3. O Prophix One, uma plataforma de desempenho financeiro, aprimora o fechamento financeiro simplificando a coleta de dados, automatizando os processos de reconciliação e geração de relatórios e promovendo a colaboração, levando a resultados financeiros mais eficientes e precisos.

O que é fechamento financeiro?

O fechamento financeiro é um processo mensal, trimestral ou anual em que os líderes financeiros coletam, reconciliam, validam e analisam as transações de um período contábil específico. A função do fechamento financeiro é garantir que as atividades financeiras de uma empresa sejam registradas e relatadas sem erros. Isso ajuda as organizações a manter registros financeiros precisos, alinhar investimentos com metas estratégicas e cumprir suas obrigações financeiras.

O processo de fechamento financeiro é composto por vários outros processos financeiros, incluindo correspondência de transações, reconciliação de contas e relatórios. Uma compreensão clara das suas finanças trimestrais ou mensais pode ajudar na tomada de decisões, na conformidade e no planejamento estratégico.

Fechamento financeiro vs. fechamento contábil

Encerramento financeiro é um termo abrangente usado para descrever todos os processos financeiros envolvidos nesse exercício trimestral, anual ou de fim de mês, incluindo correspondência de transações, reconciliação de contas e relatórios.

O fechamento financeiro também engloba o conceito de "fechar os livros", que tradicionalmente se refere à etapa do processo em que as contas são reconciliadas antes do envio de relatórios às partes interessadas e aos executivos.

É importante observar que o fechamento financeiro e o fechamento dos livros são frequentemente usados de forma intercambiável, mas o fechamento financeiro engloba o conjunto mais amplo de processos necessários para validar as transações.

O passo a passo para um processo de fechamento financeiro tranquilo

Para obter um fechamento financeiro eficiente e eficaz, você pode seguir este processo estruturado em quatro etapas:

Etapa 1: Preparação e planejamento

A primeira etapa de seu fechamento financeiro é determinar o período financeiro que será analisado. Você deve especificar se o fechamento financeiro é para o mês, trimestre ou ano anterior.

Em seguida, você precisa determinar um cronograma para esse processo. Antes de escolher o cronograma, pode ser útil saber que as principais organizações geralmente fecham seus livros em seis dias ou menos.

Durante esse processo, você também deve coletar todos os documentos financeiros relevantes, incluindo demonstrações financeiras, faturas, registros de folha de pagamento e extratos bancários do período especificado.

Etapa 2: Executar o processo de fechamento

Na segunda etapa do fechamento financeiro, você deve reconciliar suas contas, inclusive contas bancárias, contas a receber e contas a pagar. Isso também deve incluir a documentação completa das alterações feitas para referência futura e para fins de auditoria.

Em seguida, é necessário realizar uma análise de demonstrativos, que envolve a revisão dos demonstrativos financeiros para verificar a precisão e a consistência e garantir a conformidade com os padrões contábeis. Isso envolve a procura de valores inseridos incorretamente, transações lançadas incorretamente e pagamentos ausentes ou atrasados.

O objetivo dessa etapa é identificar e corrigir erros, como discrepâncias entre o razão geral e os livros subsidiários.

Etapa 3: Conformidade e controle de qualidade

Na terceira etapa do fechamento financeiro, o foco deve estar na conformidade e no controle de qualidade. Você deve garantir que as demonstrações financeiras estejam em conformidade com os requisitos regulamentares, como GAAP ou IFRS, e que todas as informações tenham sido validadas quanto à precisão por meio da verificação cruzada dos números e das fontes de dados.

Muitas soluções financeiras, como o software de FP&A, podem automatizar esse processo, comparando seus demonstrativos financeiros com padrões e normas predefinidos. O software de FP&A também oferece alertas de discrepâncias, análise de dados em tempo real e recursos de relatórios automatizados para acelerar ainda mais o fechamento financeiro.

Observação: o software de FP&A e as plataformas de desempenho financeiro são análogos. Usamos os dois termos de forma intercambiável ao longo deste guia.

Etapa 4: revisão pós-fechamento e melhoria contínua

Após o fechamento dos livros contábeis, você deve realizar uma sessão de esclarecimento com todas as partes interessadas relevantes, inclusive a equipe financeira, os chefes de departamento e os auditores externos, para discutir o que funcionou bem e o que pode ser melhorado nos próximos fechamentos.

Essa é uma boa oportunidade para analisar quanto tempo cada fase levou, identificar quaisquer gargalos no processo e avaliar a precisão de seus relatórios. Se o seu fechamento levou 10 dias ou mais, essa é uma indicação clara de que você poderia se beneficiar da automação de algumas etapas do processo com o software de FP&A para reduzir erros manuais, melhorar a precisão dos dados e liberar tempo para análises estratégicas.

Com os insights de sua análise pós-fechamento, você pode criar um plano de ação para melhorar seu fechamento financeiro no próximo mês, trimestre ou ano.

7 maneiras de melhorar o fechamento financeiro com o Prophix One™

Agora que você está familiarizado com as etapas do fechamento financeiro, vamos dar uma olhada mais de perto em como o software FP&A, como o Prophix One, pode melhorar ainda mais a precisão e a eficiência do seu fechamento.

1. Defina um processo claro de fechamento financeiro

Talvez a parte mais importante de seu fechamento financeiro seja a definição de um processo claro. Esse processo deve envolver:

• A coleta de demonstrativos financeiros, incluindo extratos bancários, contas a receber, contas a pagar e quaisquer dados adicionais de departamentos e subsidiárias.
• Coleta de faturas anteriores para o período financeiro especificado.
• Revisão da folha de pagamento paraverificar se há discrepâncias.
• Reconciliar contas bancárias para garantir que as transações sejam compatíveis e que não haja pagamentos pendentes.

Com o Prophix One Account Reconciliation, você pode usar modelos e processos padronizados, listas de verificação integradas e análise de desempenho para automatizar o processo de correspondência de transações entre contas financeiras, garantindo a precisão por meio da identificação de discrepâncias e simplificando os ajustes.

2. Melhore a colaboração entre as equipes

Como o fechamento financeiro envolve a coleta e a validação de dados de toda a organização, a colaboração entre as equipes é a chave para o sucesso. Os chefes de departamento, as subsidiárias e os auditores devem participar do processo, contribuindo com dados, validando discrepâncias e revisando relatórios. Para manter as partes interessadas informadas durante todo o processo, você deve estabelecer pontos de contato regulares na forma de reuniões ou atualizações.

O Prophix One Intercompany Management permite que as subsidiárias façam sua própria correspondência de transações e resolução de problemas, facilitando a supervisão e o controle do processo pelas equipes financeiras. Permitir que as subsidiárias compilem e validem seus próprios dados também reduz o risco de erros manuais e melhora a eficiência organizacional, levando a tempos de fechamento mais rápidos. O Prophix One Intercompany Management também estabelece uma única versão da verdade para seus dados, de modo que todos os envolvidos em seu fechamento financeiro possam estar mais bem informados.

3. Realize revisões pós-fechamento

Conforme discutido acima, a etapa final de seu processo de fechamento é a realização de uma revisão pós-fechamento. Isso geralmente acontece depois que os relatórios relevantes são compartilhados com os chefes de departamento, as subsidiárias e os auditores. A intenção de uma revisão pós-fechamento é identificar quaisquer gargalos em seu processo, identificar maneiras de reduzir o cronograma de fechamento e discutir áreas de melhoria contínua.

Com os recursos de relatório e análise do Prophix One, uma plataforma de desempenho financeiro, é fácil implementar um ciclo de feedback com as partes interessadas, fornecendo insights valiosos para revisões pós-fechamento na forma de relatórios automatizados e painéis personalizados, ajudando-o a criar um plano de ação para futuros fechamentos financeiros.

4. Implemente uma coleta de dados padronizada

Como o fechamento financeiro envolve muitos aspectos dos dados financeiros de sua organização, uma abordagem padronizada para a coleta de dados é essencial para eliminar discrepâncias e erros, garantindo consistência e precisão em seus relatórios financeiros.

Isso é especialmente importante se a sua empresa tiver várias subsidiárias, que devem enviar seus extratos bancários para a matriz. A coleta automatizada de dados também pode garantir que os dados armazenados em diferentes sistemas, incluindo seu ERP, CRM e HRIS, sejam incorporados ao seu fechamento financeiro.

Com a integração de dados no Prophix One, você pode simplificar esse processo automatizando a coleta de dados de todos os seus departamentos e subsidiárias. Isso ajuda a estabelecer uma única versão da verdade, o que lhe dá uma visão holística de seu desempenho e ajuda na tomada de decisões.

5. Crie procedimentos operacionais padrão (SOPs)

O estabelecimento de procedimentos operacionais padrão (POPs) como parte do fechamento financeiro também pode ajudar a simplificar os processos, reduzir erros e definir diretrizes e expectativas claras para cada etapa do processo. Esses POPs também podem ajudar a integrar novos membros da equipe, treinar a equipe atual nas práticas recomendadas ou ajudar as equipes a realizar os processos necessários após a rotatividade.

Com fluxos de trabalho, como os disponíveis no Prophix One, você pode atribuir tarefas, aprovações e revisões específicas às partes interessadas, garantindo que nenhuma etapa do processo seja perdida. Os fluxos de trabalho também podem automatizar tarefas repetitivas, aliviando o ônus da compilação e validação manual de dados. No entanto, os POPs devem ser revisados e atualizados regularmente para refletir as mudanças nos processos ou regulamentos, o que apoia uma cultura de melhoria contínua.

6. Monitore as métricas de desempenho

O objetivo do fechamento financeiro é obter uma visão holística do desempenho financeiro de sua organização. Isso permite tomar decisões baseadas em dados para otimizar a saúde financeira, a eficiência operacional e a alocação de recursos. As principais métricas de desempenho a serem monitoradas incluem:

• Fluxo de caixa
• Margem de lucro bruto
• Contas a pagar
• Contas a receber
• Lucro líquido
• Despesas operacionais

A revisão e a análise regulares dessas métricas podem fornecer percepções estratégicas que apoiam seu planejamento e crescimento a longo prazo.

E com o monitoramento em tempo real das métricas de desempenho com o Prophix One Financial Planning & Analysis, você pode fazer ajustes durante todo o período contábil, ajudando a aliviar a pressão do fechamento do mês.

7. Invista em treinamento e melhores práticas para sua equipe financeira

Como discutimos ao longo deste guia, a colaboração é uma parte essencial de um processo de fechamento eficaz e eficiente. É por isso que é importante investir em seus funcionários e equipá-los com as ferramentas mais recentes, como o Prophix One, uma plataforma de desempenho financeiro, para eliminar as partes mais rotineiras do processo. Também vale a pena encontrar maneiras de distribuir a carga de trabalho ao longo do período contábil para aliviar parte do estresse da sua equipe financeira durante o processo de fechamento do mês.

Para ajudar a atualizar sua equipe, a Prophix tem vários recursos sobre fechamento financeiro, incluindo:

• Como transformar seu fechamento financeiro
• Os 6 maiores desafios do fechamento financeiro e dos relatórios (e como resolvê-los)
• Como superar pontos problemáticos comuns no fechamento financeiro de fim de mês
• 6 principais recursos de fechamento do final do mês para equipes financeiras
• Guia essencial para o fechamento no final do mês: processos, lista de verificação e práticas recomendadas
• Um processo completo de fechamento do final do mês para equipes de FP&A em 2024
• 9 motivos pelos quais o fechamento do final do mês é desafiador

Com um guia passo a passo para o fechamento financeiro, você estará equipado com o conhecimento necessário para otimizar o fechamento do mês, do trimestre ou do ano. Os benefícios de um fechamento financeiro mais eficiente incluem maior visibilidade do desempenho organizacional, melhor colaboração entre equipes e subsidiárias, garantia de conformidade com os requisitos regulamentares e melhor tomada de decisões estratégicas.

Para aumentar ainda mais a eficiência de seu fechamento financeiro, você pode automatizar a coleta, a validação e a revisão de dados com uma plataforma de desempenho financeiro como o Prophix One.