Pessoas, processos e tecnologia devem evoluir para destruir o futuro das finanças, diz Kenneth Fick

Prophix Imageprophix Apr 12, 2018, 2:22:00 AM

Se seu departamento financeiro não é tão eficiente, rápido ou flexível quanto você gostaria, qual elemento é o culpado: pessoas, processos ou tecnologia?

É uma pegadinha, é claro. Em qualquer negócio — e especialmente em finanças — esses três elementos estão inextricavelmente ligados entre si. Para transformar seu departamento financeiro, você precisa ter uma visão holística. É importante entender como cada elemento interage com os outros para fazer mudanças que melhorem os três.

O consultor financeiro Kenneth Fick passou anos estudando como todas as peças móveis se encaixam no departamento financeiro. Como gerente sênior da MorganFranklin Consulting e presidente/CEO da Pierce the Fog Consulting, ele tem uma vasta experiência prática em ajudar os departamentos financeiros a aumentar a eficiência e expandir seu papel nas organizações.

Nesta entrevista, Fick compartilha o que os líderes financeiros precisam saber para levar seu departamento ao próximo nível.

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Prophix: Como os líderes financeiros podem aproveitar as pessoas, os processos e a tecnologia para trabalhar com mais eficiência?

Bem, pessoas, processos e tecnologia são o Triângulo Dourado de praticamente todas as iniciativas de negócios do planeta. Mas muitas vezes os líderes concentram a maior parte de sua atenção em apenas uma perna daquele banquinho de três pernas.

Por exemplo, quando qualquer processo financeiro, contábil ou superior é considerado de baixo desempenho, a reação natural é culpar um dos três, em vez de ver a quebra de todos os três na cadeia. O que eu vi, pessoalmente, é que nunca é só uma coisa. Por exemplo, as pessoas adoram culpar a tecnologia, mas na verdade é uma combinação das três em pontos diferentes.

Nem todos os elementos precisam ser substituídos ao mesmo tempo, mas você precisa dar uma olhada em tudo em um sentido abrangente. Talvez o problema seja um Usuário mal projetado Interface. Já vi isso antes com uma boa tecnologia. Ou o processo foi projetado para um modelo de negócios antigo e não é mais aplicável.

Pessoalmente, prefiro primeiro desenvolver uma análise de processo que identifique problemas e possa corrigi-los ou mitigá-los. Depois, veja o que pode ser feito com as pessoas e a tecnologia a partir daí.

Prophix: Como você faz para que as pessoas trabalhem de forma mais eficiente com a tecnologia em que você investiu?

Você tem que entender a economia comportamental. Existem essas soluções de software financeiro muito poderosas, e as pessoas aproveitam menos de 50% do que podem fazer.  Eles são infinitamente personalizáveis, mas é como trabalhar com um pedaço de papel em branco. É como escrever um romance: é muito difícil porque você começa do nada e precisa desenvolvê-lo a partir daí. Dar aos usuários orientação sobre o que precisa ser feito em seguida e como fazê-lo é uma ótima maneira de o Office of Finance agregar mais valor.

Prophix: Você acredita que existe uma única fonte de verdade de Dados? Se não, como podemos nos aproximar desse ideal?

Não acho que haja uma única fonte de verdade. A resposta é simples, mas é difícil de fazer: precisamos nos acostumar com a ambiguidade. Somos treinados para não nos sentirmos confortáveis com ambigüidades. Ficamos muito entusiasmados quando as entradas do diário se unem, quando você pode ter tudo bloqueado. Mas para desbloquear o próximo nível de Dados, você precisa entender que a imperfeição faz parte do jogo.

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No momento, estamos coletando vários dados, mas não sabemos como usá-los. Tudo o que sabemos é que precisamos coletá-lo. Então, todos dizem: "Grandes Dados, grandes Dados. OK, eu tenho todas essas informações, bem, como faço para usá-las?”

Primeiro, você deve entender que o Dados não é perfeito.  Mas, na verdade, Dados imperfeitos são ouro. Tudo depende de como você pode limpar esses dados, ao mesmo tempo em que entende que o futuro é nebuloso. Você sabe, é a “névoa da guerra”. Você precisa tentar romper essa névoa pegando pontos de dados externa e internamente para obter a qualidade e Insight que precisa para planejar o negócio, planejar a lucratividade e planejar as operações para dar suporte à cadeia de suprimentos.

Prophix: Para você, como é a parte "pessoas" da equação? Que tipo de talento os líderes financeiros devem procurar contratar?

Isso remonta à minha resposta anterior, você sabe, estar confortável com a ambigüidade. Procure pessoas que se sintam confortáveis com coisas que não são perfeitas. Além disso, a curiosidade natural é uma habilidade que procuro ao contratar organizações de alto desempenho. Por quê? Por que estamos fazendo as coisas dessa maneira específica? Por que nossos números não têm essa aparência específica?

Com as pessoas certas, você pode analisar os processos. Você pode superar isso: “é assim que sempre foi feito, porque um cliente exigiu isso anos atrás e nunca paramos”. Há muitas pessoas em sistemas arcaicos, e acho que a curiosidade natural, o fato de você perguntar e se perguntar por quê, tentar entender a história e os antecedentes, essa investigação realmente agregará valor à sua organização.

Prophix: O que as organizações devem fazer para alcançar o próximo nível com o Dados?

Essa é a solução mais fácil: Integrar um sistema ou software de gerenciamento corporativo Performance. O Excel é excelente para análises ad hoc de baixo custo. Mas se você estiver procurando por uma análise rápida de cenários, análise "e se", mergulhos mais profundos, você realmente precisa de uma plataforma para controlar o fluxo de dados, tanto de baixo para cima quanto de cima para baixo.

Na verdade, é a mesma teoria da informação que você pode fazer em planilhas, mas, assim como qualquer outro modelo que você constrói, há suposições, equações e algoritmos que você constrói. E em qualquer tipo de Planilha alterada manualmente, você tem uma maior propensão a erros à medida que ela continua a evoluir.

Se você está trabalhando atualmente no Excel, isso é ótimo. Você entende o processo. Agora, vamos passar para o próximo nível e entender como podemos fazer com que o software funcione da maneira que você deseja, em vez de você ir para onde o software funciona.

A tecnologia é apenas uma dessas três pernas das fezes. Portanto, a tecnologia pode ser um problema, mas se o processo subjacente for interrompido, as pessoas e a tecnologia estarão preparadas para falhar. Então, acho que o cerne disso é o processo em si. Veja como as coisas são feitas e modifique-as para combinar com a maneira como você deseja que a empresa opere. É difícil, porque os negócios estão mudando continuamente e a velocidade dos negócios continua aumentando. Portanto, o que você desenvolve hoje pode precisar ser continuamente ajustado.

Precisamos nos afastar da contabilidade pura para o FP & A e o movimento e evolução contínuos desses processos. Ao contrário de um ambiente estático em que, por exemplo, tenho 10 pessoas fazendo Contas a pagar e 20 pessoas fazendo Contas previsíveis, e elas estão em prédios separados. Por quê? Quero dizer, provavelmente foi ótimo há algum tempo, mas por que fazemos isso agora? E acho que o FP&A está em uma posição em que você pode realmente adicionar o Valor.

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Prophix: Nossa pesquisa constatou que os profissionais de PF&A dedicam apenas 21% de seu tempo a atividades de alto valor. Como o departamento financeiro pode melhorar essa estatística? Quais atividades você define como de alto valor?

Acho que o maior deles é o apoio à decisão. Com isso, quero dizer apoiar qualquer tipo de gerenciamento, fornecendo análises estruturadas para apoiar cada tipo de decisão.

Estou trabalhando com uma grande empresa no momento, e um de seus maiores problemas é cultural. Eles atendem essas ligações por longos períodos de tempo, horas, e seu dia é ocupado com quatro a seis horas de chamadas, sem que nada seja realizado. E o problema é que todos estão com medo de tomar decisões. É por isso que o suporte à decisão vem à tona. O trabalho de um gerente é tomar decisões com informações imperfeitas e incompletas. Você nunca terá um ambiente em que tenha um conhecimento perfeito.

Se você quiser esperar um ano após o fechamento dos livros, se a economia já tiver continuado e seus concorrentes o esmagarem, você terá informações perfeitas. E nesse momento, será absolutamente inútil.

Para o departamento financeiro, então, projetos de alto valor estão no campo do apoio à decisão. É para responder a essas perguntas sobre concorrentes ou internamente sobre sistemas. ou RH, ou questões tributárias. Para mim, é aí que você verá o maior Valor. Afaste-se das coisas automáticas, rotineiras e tediosas e concentre-se em tomar decisões.

Outras atividades de alto valor são aquelas vinculadas a um ROI definido. Então, muitas vezes isso se inclina para o marketing. Você pode definir qual é o retorno do investimento em uma campanha de marketing, se ela foi bem-sucedida ou não. Mas há uma infinidade de outras atividades relacionadas ao ROI: a lucratividade da linha de produtos e do produto é muito importante, incluindo preços.

O preço é uma atividade de grande valor agregado. A análise de preços e a segmentação de clientes em função dos preços são áreas com Valor muito alto. São números de primeira linha.

Prophix: Como você acha que o papel do departamento financeiro na organização está mudando?

Quando as pessoas pensam em resultados contábeis e financeiros, geralmente pensam no back office. Mas isso realmente não é mais o caso. Para acrescentar o Valor, o problema está mais no front office. É trabalhar com as equipes de marketing, trabalhar com as equipes de preços, o pessoal de vendas e o pessoal de suporte do escritório intermediário. É aí que você pode realmente ganhar eficiência e fazer mais com menos, ou fazer mais com o mesmo, ou aumentar a receita de primeira linha por meio da segmentação de diferentes áreas e diferentes oportunidades ou projetos.

Kenneth Fick é gerente sênior da MorganFranklin Consulting e presidente & e CEO da Consultoria Pierce the Fog, LLC. Conecte-se com ele em LinkedIn.

Para saber mais sobre Kenneth Fick e outros 14 especialistas em FP & A, confira nosso questionário interativo

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