Gestão de caixa de construção em uma economia difícil

Prophix Imageprophix Jul 24, 2020, 2:24:00 AM
Nos últimos dez anos, a construção tem sido uma indústria em rápido crescimento, mas arriscada.  Os empreiteiros sempre tiveram que lidar com margens apertadas, atrasos na entrega de projetos, escassez de mão de obra e agora temos mais incertezas do que nunca. Os empreiteiros estão se esforçando para criar uma demonstração precisa dos fluxos de caixa e prever o caixa para o futuro e estão encontrando muitas barreiras para uma previsão precisa.  Eles não conseguem encarar o gerenciamento de caixa da maneira que sempre fizeram.  Eles precisam adotar uma abordagem multidimensional de previsão para obter uma visão e insights abrangentes. As empreiteiras precisam monitorar os principais KPIs, como Margem de desvanecimento, empréstimo de trabalho e dias de dinheiro em caixa, e precisam fazer isso diariamente ou semanalmente, não apenas mensal, trimestral ou anualmente. Todos os empreiteiros têm um relatório WIP (Work in Progress) e precisam estar atentos ao subfaturamento para ver quais trabalhos estão usando dinheiro.  O WIP Relatório precisa ser flexível e visualizável ao longo do tempo para permitir uma análise mais profunda. O desafio é ter acesso a esses dados de forma rápida e fácil para que você possa tomar decisões rápidas.  Muitas empreiteiras precisam extrair os dados de vários sistemas, o que é complicado e consome muito tempo. Na maioria dos casos, o Dados reside em vários sistemas.  O sistema de contabilidade contém a maioria dos dados sobre custos e faturamento.  As soluções de gerenciamento e agendamento de projetos têm o custo de conclusão e os prazos necessários.  As soluções de CRM têm um fluxo de vagas a serem licitadas.  As soluções de estimativa têm os empregos atualmente licitados, mas ainda não concedidos.  Para fazer uma previsão precisa, os empreiteiros precisam extrair dados de todos esses sistemas e, em seguida, coordenar com várias pessoas dentro da empresa para obter essas informações.  Em seguida, eles têm que lidar com a combinação em uma grande planilha com muitas fórmulas que podem ser facilmente corrompidas ou lidar com o controle de versão e o envio de e-mails para frente e para trás. É ineficiente, incômodo e propenso a erros. Quando você está tentando prever dinheiro rapidamente, não tem tempo para lidar com esses tipos de problemas. A CFMA (Construction Financial Management Association) lança uma ferramenta de benchmarking todos os anos que permite que os empreiteiros avaliem ou se comparem a outros empreiteiros para ver como eles se comparam. Eu obtive seus resultados há algumas semanas para ver qual era a média de dias de dinheiro que um empreiteiro tinha em mãos.  Fiquei um pouco surpreso ao ver o quão próximos foram os dias de dinheiro disponível em empreiteiros de todos os tamanhos.  Variou de 18,5 dias a 21,3 dias, com os menores empreiteiros tendo mais dias.  O empreiteiro médio nos Estados Unidos tem apenas 20 dias de dinheiro em mãos. E essa pesquisa foi feita antes do impacto da Covid-19! O KPI (Key Performance Indicator) de dias de caixa é o número de dias de receita que você tem disponível em caixa. Um contratante, em circunstâncias normais, deve ter pelo menos 20 dias de dinheiro em mãos.  Nas difíceis circunstâncias atuais, os empreiteiros precisam ter mais dinheiro disponível e considerar a possibilidade de sacar sua linha de crédito e usar estratégias típicas de economia de dinheiro, como melhores cobranças, atrasos nos pagamentos aos fornecedores e cobranças mais rápidas, para ajudar a aumentar seus saldos de caixa antes que seja tarde demais. Muitos bancos estão realmente restringindo o crédito. É mais importante do que nunca trabalhar com um banco que entenda a construção e os ciclos pelos quais passamos nesse setor.  Determine quanto dinheiro você precisa para cobrir a folha de pagamento e pagamentos fixos, como empréstimos de equipamentos, por pelo menos 2 a 3 meses e verifique se você tem isso disponível em sua linha de crédito.  Embora os proprietários gostem de sacar dinheiro de suas empresas todos os anos, certifique-se de aconselhá-los sobre quanto dinheiro e linhas de crédito você precisa para enfrentar as mudanças do mercado. Todos os empreiteiros devem observar sua carteira de pedidos para garantir que ela esteja crescendo para impulsionar o crescimento da receita ou, se estiver caindo, tomar as medidas apropriadas de corte de custos agora para se alinhar aos novos níveis de trabalho. O backlog vem do WIP Relatório e agora você precisa olhar para o backlog de uma nova maneira.  Você poderia trabalhar nos livros, o que significa contratos válidos, mas se esse trabalho for interrompido ou a chance de coleta for baixa, você reduziu significativamente sua carteira de pedidos e medidas de redução de custos terão que ser tomadas.  Você precisa analisar cada trabalho e avaliar a probabilidade de o trabalho continuar ou não e se ajustar de acordo.  É hora de reavaliar a capacidade de crédito de cada cliente para o qual você trabalha. Avalie quanto lucro bruto você tem na lista de pendências restante.  Seu lucro bruto estimado revisado é suficiente para cobrir despesas gerais, como G & A?  Mesmo nos bons momentos, sua lista de pendências pode estar aumentando, enquanto seu lucro bruto pode estar caindo.  Esse é um bom KPI a ser observado para avaliar sua sobrecarga.  Normalmente, o GP pendente deve exceder 50% de suas despesas de G & A se você quiser obter lucro. Uma coisa que aprendi há muito tempo na contabilidade da construção civil: subfaturamentos são ruins e superfaturamentos são bons.  Isso é tão básico na contabilidade da construção quanto débitos iguais a créditos ou ativos iguais a passivos mais patrimônio líquido. Os empreiteiros sempre terão alguns empregos com faturamento insuficiente, o que significa que você reconheceu mais receita auferida com o trabalho do que cobrou do cliente, mas isso deve ser a exceção, não a norma.  Cada trabalho com faturamento inferior deve ser examinado. Se você obtiver uma porcentagem muito alta de subfaturamento em relação ao seu patrimônio, as fianças e os bancos questionarão sua lucratividade real e o quão bem você está administrando sua empresa. Pagamento em dinheiro ou mais.  Deve sempre exceder a proporção de 1.  Se você pensar bem, se tiver superfaturado um projeto, a menos que ele ainda esteja em contas a receber, você ainda não incorreu no custo e, portanto, precisará desse dinheiro no futuro para financiar seu trabalho.  Embora normalmente consideremos que o superfaturamento é bom, se você estiver pegando esse dinheiro e o usando para outros itens não operacionais, como comprar equipamentos, poderá ter problemas para financiar operações no futuro. O KPI líquido de recebíveis e contas a pagar atuais é outro bom indicador de como um contratante está gerenciando seu fluxo de caixa.  Um número excepcionalmente baixo pode indicar que um contratante teve ou está prestes a enfrentar problemas de fluxo de caixa. E, é claro, os empreiteiros devem sempre observar os índices de liquidez padrão
  • Razão atual — Deve sempre exceder 1,25
  • Proporção rápida — deve sempre exceder 1
  • Alto índice de liquidez — deve exceder 1
No momento, o alto índice de liquidez é o mais importante, pois se baseia no período de um mês e não no ano atual.  O alto índice de liquidez é a relação entre ativos que poderiam ser liquidados em 30 dias e passivos que vencem sob demanda ou em 30 dias. Muitos empreiteiros podem nunca ter ouvido o termo CPM.  E se tiverem, provavelmente significa método de caminho crítico, que é uma prática comum usada no lado operacional da construção.  CPM significa Corporate Performance Management no mundo financeiro.  O software CPM obtém dados de várias fontes, como ERP, estimativas, gerenciamento de projetos e soluções de CRM, e os reúne para Reporting, análise e planejamento de cenário hipotético. Nesse caso, estamos mostrando como uma solução de CPM pode reunir todos os seus KPIs de caixa em um Painel para ter todos os seus dados em um local fácil de interpretar, onde você pode detalhar para fazer mais análises à medida que vê tendências que precisa investigar. O CPM não é apenas uma ferramenta do site Reporting.  É uma ferramenta de gerenciamento corporativo Performance.  Em outras palavras, ele permite que você aja com base nos dados.  Ele permite que você faça cenários hipotéticos.  Ele permite que você adicione dados aos dados que já estão sendo coletados.  Ele permite que você faça orçamentos e previsões e configure fluxos de trabalho em todo o processo. Este Painel é um exemplo de um bom Painel de caixa para uma empreiteira usar para gerenciar o caixa. {Os relatórios WIP são parte integrante da gestão de caixa.   Todos os contratados têm um Relatório WIP, como eu disse anteriormente.  O problema é que eles normalmente veem isso de uma maneira.  Você precisa ser capaz de dividir o WIP de várias maneiras para realmente identificar as tendências que afetam o fluxo de caixa. Então, talvez você tenha um Relatório WIP padrão em ordem de número de trabalho, como o de cima, que fornece as informações típicas, mas inclui o desbotamento por trabalho para o mês atual. Mas o que você acha de um por cliente, que mostre o backlog e a lucratividade por cliente e talvez inclua também os dados antigos?  E que tal um WIP por gerente de projeto para mostrar como os trabalhos são lucrativos por PM ou superfaturamento (subfaturamento) por PM para identificar problemas com faturamento ou lucratividade por PM?  Tipo de trabalho, para mostrar em qual trabalho você ganha mais dinheiro.  Estimador — Para mostrar quais estimadores fazem a melhor estimativa do trabalho. Que tal um WIP por estado ou cidade no momento com paralisações? Com o fechamento de estados e cidades, você precisava ser capaz de executar seu WIP por cidade e estado para ver quais trabalhos ainda estão realmente ativos.  Não se trata mais do motivo pelo qual você tem contratos.  É sobre onde você pode realmente trabalhar! Aqui estão algumas coisas a serem consideradas sobre cobranças excessivas e insuficientes e por que é tão importante gerenciar isso por meio da análise do WIP.
  • Faturamentos excessivos tendem a se transformar consistentemente em lucro. O subfaturamento tende a se transformar em perda de margem e, potencialmente, em perda de empregos
  • Faturamentos oportunos levam a cobranças oportunas. Faturamentos lentos levam a cobranças lentas, o que leva a dívidas incobráveis
  • Os PMs devem ser ensinados a serem conservadores em suas estimativas. Ser agressivo leva à diminuição dos lucros, o que é mal visto pelas fianças e pelos bancos.
  • Você deve sempre ter uma alta proporção de faturamento líquido sobre faturamento e faturamento insuficiente. É normal ter alguns empregos com faturamento insuficiente, mas isso deve ser a exceção e não a regra.
Muitos empreiteiros fecharão negócios este ano devido à falta de dinheiro para administrar seus negócios.  Muitos deles podem até ter sido lucrativos e poderiam ter sido evitados.  Espero que ter bons KPIs em dinheiro e monitorá-los de perto evite que muitos outros empreiteiros sigam o mesmo curso. Os empreiteiros que usam o software CPM estão melhor posicionados para monitorar seus KPIs de caixa e fazer análises de WIP para encontrar problemas de caixa antes que seja tarde demais.
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