Faculdades e universidades precisam remover barreiras manuais para um planejamento eficaz

Aqui está uma história que pode ser familiar para muitos escritórios financeiros de faculdades e universidades.  Você está planejando o ano acadêmico de 2021/2022. Você está planejando com 6 meses de antecedência, em parte porque esses são os cronogramas necessários para percorrer as várias camadas estratégicas e táticas do planejamento e, em parte, porque o processo de planejamento técnico tem muitas partes móveis e, francamente, leva muito tempo. Você pega o conjunto de arquivos do Excel que usou no ano passado. Há uma pasta de trabalho central com cerca de 20 guias com Relatórios consolidados e diferentes cronogramas para matrícula, mensalidades, hospedagem e alimentação, programas esportivos e doações. Há também 30 arquivos individuais com formatos redundantes que correspondem aos seus 30 centros de responsabilidade diferentes. Os dados históricos reais precisam ser atualizados com um novo ano de Dados. Então, você entra no Colleague, Banner, Jenzabar ou qualquer ERP que você usa e baixa o saldo de teste do ano anterior. O arquivo com a balança de teste está formatado de forma estranha, então você passa algum tempo limpando-o: colocando-o em um bom formato tabular, invertendo sinais, dividindo a string GL e assim por diante. Com cuidado, coloque essa tabela final na guia Dados brutos da pasta de trabalho mestre, onde você fará o link para ela a partir de outras guias e arquivos. Em seguida, você faz a mesma coisa com o sistema de folha de pagamento para que possa orçar cargos e número de funcionários. Exceto que aqui você precisa examinar cuidadosamente cada uma das 30 pastas de trabalho do departamento e colocar o conjunto certo de funcionários. Agora você precisa atualizar suas guias para trabalhar com o novo ano orçamentário. Você está fazendo um orçamento incremental, então, para cada guia, você pega o orçamento final do ano anterior e o torna a linha de base para o próximo ano. Você também tem um novo ano de dados reais para mostrar, então você copia e cola as colunas do ano anterior e insere fórmulas para o novo ano. Cada guia em sua pasta de trabalho precisa ser atualizada. Surge um problema neste momento; a escola adicionou alguns novos programas desde o ano passado. Agora você copia e cola e configura novas guias para esses programas. Depois de ter a formatação e os rótulos corretos, você entra em seus vários Relatórios consolidados e atualiza os links para que essas novas guias sejam agregadas corretamente. Agora é hora de obter feedback de seus 30 chefes de departamento. Você envia o arquivo por e-mail e tem um momento repentino de ansiedade. Há informações sobre a folha de pagamento neste arquivo, elas estão indo para a pessoa certa? Você verifica e verifica novamente e, finalmente, clica em “Enviar”. Mais 29 e-mails para enviar. Depois de um mês e alguns e-mails de lembrete, você começa a receber os arquivos de volta. Alguns deles têm os números preenchidos corretamente. Outros não seguiram as instruções, ou os números não fazem sentido, então você envia e-mails de volta e marca outras reuniões. Depois de ter todos os arquivos retornados, você consolida tudo em seus modelos do Excel e pode finalmente ver o panorama geral. Obviamente, há mais mudanças a serem feitas. As despesas em algumas áreas não são realistas. Alguns departamentos adicionaram muitos novos cargos. Existem alguns grandes problemas estruturais entre as despesas de alguns programas e a expectativa de matrícula e mensalidade.  Nada disso é surpreendente ou inesperado, eles apenas levam tempo para serem resolvidos. E esse tempo é multiplicado por cada peça manual.

Elimine tarefas manuais e tediosas

Remover os pontos de atrito manuais é a chave para abrir novas possibilidades e melhorar o processo de planejamento. Cada etapa manual é um tempo roubado dos líderes financeiros. Cada etapa manual aumenta os prazos necessários para planejar. Cada etapa manual está tornando mais complexo incorporar bons comentários de toda a universidade ou faculdade. Cada etapa manual está introduzindo a possibilidade de erros. Felizmente, o moderno software Corporate Performance Management reduz o atrito em todos os pontos do processo:

• Você pode configurar feeds do Dados que carregam automaticamente seu balancete, dados de inscrição, informações da folha de pagamento, informações do currículo ou quaisquer outras fontes.
• Você pode configurar formulários de entrada padrão que você gerencia centralmente e são reutilizados para cada um dos seus programas ou departamentos. Se você tem 20 departamentos ou 200, você configura o formato uma vez e as combinações exclusivas são criadas automaticamente.
• Você pode realmente assumir o controle de seus cronogramas de orçamento e Fluxo de trabalho. Em vez de enviar arquivos por e-mail, os proprietários do seu centro de responsabilidade fazem login para ver os números mais recentes e fazer as informações. Você recebe atualizações ao vivo à medida que o trabalho está acontecendo, juntamente com um Painel para ver quem enviou e quem ainda está pendente.

Ao eliminar essas fontes manuais de atrito, você abre oportunidades para planejar com mais frequência, planejar com maior profundidade e incluir outras pessoas em seu processo de planejamento.

Planeje com mais frequência

O orçamento anual é o padrão para a maioria das organizações e por um bom motivo.  As universidades e faculdades têm termos acadêmicos muito estruturados que se alinham perfeitamente com o ano civil, então faz sentido planejar contra isso.  Mas, ao mesmo tempo, planejar uma vez por ano é um tanto arbitrário.  A situação pode mudar com mais frequência do que isso.

• Com uma recente incerteza em torno da pandemia, como serão as matrículas entre os períodos?
• Se você implementar novos padrões acadêmicos, o que isso fará com a evasão estudantil?
• Quão precisas são suas previsões de despesas? Você precisará revisá-las em algum momento?

No mínimo, é uma boa ideia realizar uma breve fase de planejamento antes de cada semestre para confirmar as suposições e garantir que as finanças permaneçam alinhadas com as metas e a missão centrais da universidade. Essas novas previsões não precisam ser tão detalhadas quanto o processo orçamentário completo. Se o plano original for sólido e ainda assim altamente relevante, talvez você não faça nenhuma alteração. Você pode fazer apenas alguns ajustes na inscrição ou no Número de funcionários. Você pode até mesmo manter essa centralidade nas finanças, em vez de um processo maior que incorpore o restante de seus centros de responsabilidade. A chave não é refazer um processo orçamentário exaustivo várias vezes por ano, mas sim ser dinâmico e estar pronto para passar por partes do processo de planejamento sempre que necessário. Sua solução de software deve ser capaz de ser ativada ou desativada sempre que você precisar, com o mínimo de instalação ou configuração de sua parte.

Planeje com mais detalhes

Sometimes the summarized data coming from your general ledger is too broad to really help in the planning process. Take your dormitories and room & board. Within your financial statements, these revenue and expenses might be grouped into a handful of line-items. Planning at that same level of detail will hurt accuracy and will make it difficult to measure performance later. You might plan on-campus housing by first coming up with the logic for revenue. Housing revenue might equal the number of students’ times the average rate for rooms. Then you would split that by the number of housing facilities you have and for the different room types, with pricing different for single occupancy, double occupancy, shared accommodations, and so forth. From there you would layer on meal plans and then the various expenses for repairs & maintenance, security services, and utilities, and other components.  Maybe some of these expenses are tied directly to your occupancy plan. In effect you can split off a separate housing model that loads historicals from your systems, uses a common set of calculations across your various room types and buildings, and is tied back to the full plan. What else?

• Seu plano seria muito melhor se você pudesse modelar grupos de estudantes individuais com premissas exclusivas de desgaste e preços para cada um?
• Quem é a lista de doadores do ano passado e com quanto esperamos que eles contribuam este ano?
• Quais são todos os contratos de TI pendentes da faculdade, quando eles expiram e serão renovados?

Inclua mais vozes no processo

A great financial plan incorporates insights from across the whole college. This may include recruiting & admissions, student services, advancement, alumni relations, human resources, all the academic units, and many others. With a CPM system in place, it becomes much easier to immerse these different stakeholders in the process. They can see all their historical data and it gets updated monthly. They can submit iterations of the plan and instantly communicate back and forth with you on key topics. They know exactly what is expected on them. They become accountable to their portion of the budget and put more effort and thought into their inputs. As the cumbersome mechanics of e-mailing Excel files back and forth go away, it becomes much easier to add new partners into the process. Whereas in the past you may have only interacted with the Vice chancellor of student affairs, now you are opening the process to the leaders of the career center, residential life, athletics, counseling, and student activities as well.

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A eliminação dos processos manuais do seu processo de planejamento abre muitas possibilidades.  Planeje com mais frequência.  Planeje com mais detalhes.  Ouça as vozes de toda a sua instituição. O Prophix ajuda você a modernizar os componentes tediosos e pouco práticos do seu processo de planejamento e permite que você se concentre na análise e em ser um parceiro estratégico da sua universidade ou faculdade. Para saber mais, visite aqui.