5 maneiras de fazer um orçamento e prever melhor

Prophix Imageprophix Oct 18, 2023, 2:00:00 PM

Você já se perguntou como pode melhorar seu processo de orçamento e previsão? Bom, você está com sorte!

Hoje, vamos explorar como orçar e prever melhor em 2024 e os segredos para passar pelos desafios de orçamento e previsão com facilidade. Esse tópico é importantíssimo para analistas financeiros e CFOs, pois o orçamento e a previsão desempenham um papel significativo na condução da performance dos negócios.

5 desafios comuns com orçamentos e previsões atualmente (e como enfrentá-los)

As organizações muitas vezes têm dificuldades com orçamentos e previsões porque o processo não é colaborativo, automatizado ou analítico o suficiente.

Aqui estão outros desafios comuns que as organizações têm com o orçamento e a previsão hoje em dia.

  • Os dados são armazenados em muitos lugares, por exemplo, espalhados por muitas plataformas, sistemas, planilhas e documentos.
  • Muito tempo está sendo gasto em orçamento e previsão porque os processos são manuais e os dados são difíceis de rastrear.
  • A colaboração e o envolvimento de uma equipe mais ampla consomem muito tempo e dão muito mais trabalho.
  • Seu orçamento não tem flexibilidade, pois fazer alterações é um processo manual, propenso a erros.
  • Os dados do seu orçamento são estáticos ou fixos, dificultando o planejamento para o futuro.

Esses desafios parecem familiares para você?

Felizmente, existem maneiras de abordá-los. Continue lendo para descobrir nossas 5 dicas sobre como orçar e prever melhor!

5 dicas para melhorar o orçamento e a previsão em 2024

1. Dados armazenados em muitos lugares? Tente estabelecer uma única fonte da verdade!

Você está cansado de fazer malabarismos com várias planilhas e plataformas na hora de orçar e prever? Muitas empresas se encontram nessa situação, com dados espalhados por diversos sistemas, como:

Software de gestão do relacionamento com o cliente (CRM)

Dados de clientes, oportunidades de vendas e desempenho de campanhas de marketing são muitas vezes armazenados em sistemas CRM. Embora os relatórios possam ser gerados, não seria mais fácil ter todas essas informações consolidadas em um só lugar para fins de orçamento e previsão?

Software de planejamento de recursos empresariais (ERP)

Dados de finanças, produção, estoque e pedidos residem em sistemas ERP. No entanto, sem integração com outros sistemas de negócios, obter insights acionáveis se torna um desafio.

Software de folha de pagamento

Os salários dos funcionários constituem uma parcela significativa das despesas para a maioria das organizações. Infelizmente, o planejamento de pessoal é frequentemente desconectado de outros sistemas, dificultando a avaliação do impacto financeiro das mudanças de pessoal.

Mas há uma solução, e a chave está em estabelecer uma única fonte da verdade. É aqui que o software de orçamento e previsão pode realmente ajudar. O software de orçamento e previsão pode consolidar todas as métricas relevantes em um único aplicativo, reduzindo a duplicidade e minimizando os erros. Com as atualizações automáticas, você sempre terá as informações mais atualizadas ao seu alcance.

Ainda não tem um software de orçamento e previsão? Confira nosso blog sobre planilhas versus software FPM para saber por que o Excel está limitando o seu progresso.

2. Você gasta muito tempo fazendo orçamentos e previsões? Experimente a automação!

O orçamento e a previsão estão consumindo muito do seu tempo e recursos? Em alguns casos, pode levar até 6 meses e consumir 20% do tempo valioso da gestão.

Pense nisso – é uma quantidade significativa de tempo gasto em uma tarefa que simplesmente prepara sua empresa para o próximo ano fiscal.

Resolver isso exige automação. Uma pesquisa global com mais de 700 líderes financeiros relatou que:

  • 27% dos entrevistados disseram que metade ou mais de seus processos são automatizados 
  • 65% dos entrevistados disseram que planejam automatizar metade ou mais de seus processos até o final de 2023.  
  • 11% dizem que planejam ser totalmente automatizados até o final de 2023.

A automação é outra área que pode obter um aumento significativo com a ajuda da tecnologia. Ao investir em software de orçamento e previsão que permite automação, você pode mudar seu foco para uma visão geral. Dessa forma, você pode dedicar a maior parte do seu tempo para analisar e orientar sua equipe de liderança na tomada de decisões estratégicas.

3. Está com dificuldades para engajar sua equipe? Experimente uma abordagem colaborativa!

Colaborar com sua equipe é crucial para representar com precisão os requisitos, desafios e objetivos de seu negócio. No entanto, o orçamento e a previsão colaborativos podem ser complexos e demorados para todos os envolvidos, especialmente quando realizados continuamente.

Um dos maiores desafios é a comunicação. Especialmente com as comunicações espalhadas por e-mails, vários sistemas e reuniões, é importante monitorar perguntas e feedback de forma eficiente. Além disso, você deve ficar atento aos gargalos que podem ocorrer durante o processo de revisão, pois as partes esperam o feedback umas das outras, o que pode levar a diversas reuniões antes que um consenso seja alcançado, se não for planejado de forma proativa.

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Forneça feedback e documentação de apoio para necessidades orçamentárias.

A adoção de um software de orçamento e previsão é uma maneira de promover efetivamente o alinhamento e a colaboração entre departamentos. Ao usar uma plataforma que integra ferramentas organizacionais e de gerenciamento de projetos, você pode simplificar o processo.

Todos os funcionários podem inserir dados e visualizar o feedback quando quiserem, facilitando a construção de um consenso. Além disso, ter todas as informações centralizadas em um local elimina a tarefa hercúlea de rastrear as aprovações.

4. Seu orçamento não tem flexibilidade? Priorize insights detalhados!

Se você trabalha com finanças, entende a importância de tomar decisões bem informadas quando se trata de orçamento e previsão. No entanto, revisar manualmente seu orçamento anual em resposta a mudanças significativas pode ser um processo tedioso e propenso a erros.

É por isso que estabelecer uma única fonte da verdade, como discutido acima, é crucial para transformar sua abordagem orçamentária e de previsão. Você pode criar uma base que priorize insights detalhados:

  • Centralizando seus dados
  • Promovendo a colaboração
  • Automatizando processos

A colaboração e a inovação prosperam quando os stakeholders de toda a organização têm acesso ao mesmo conjunto abrangente de dados. Com um software de orçamento e previsão, é possível personalizar um painel para exibir as métricas mais importantes para você e compartilhar facilmente as informações com várias partes interessadas para melhorar a tomada de decisões.

5. Você não consegue enxergar o futuro? Experimente fazer previsões!

Você acha difícil planejar o futuro? A previsão pode ser a peça que falta em sua busca para melhorar seus orçamentos. Embora possa não estar diretamente ligada ao orçamento, a previsão desempenha um papel crucial no fornecimento de insights sobre o bem-estar financeiro da sua empresa a longo prazo.

Pergunte-se:

  • Até que ponto sua empresa pode olhar para o futuro?
  • Você está limitado a uma visão de um mês, três anos ou mesmo cem anos?
  • Você pode criar previsões contínuas, plurianuais ou baseadas em drivers?

Um alerta: se você depende do Excel como sua ferramenta de orçamento e previsão, suas previsões podem ficar desatualizadas rapidamente. O Excel muitas vezes depende de dados estáticos ou fixos, tornando difícil capturar a natureza da visão de futuro das previsões.

Para superar essa limitação, considere adotar um software de orçamento e previsão que ofereça atualizações de dados em tempo real. Com um software de orçamento, até mesmo a menor mudança em seu negócio ou mercado pode ser refletida em suas previsões. Previsões precisas e atualizadas fornecem uma visão clara da saúde atual e futura da sua empresa, tornando os orçamentos anuais menos críticos para o seu sucesso geral.

Você está pronto para fazer um orçamento melhor

Concluindo, melhorar seu processo de orçamento e previsão em 2024 exige uma abordagem estratégica para enfrentar desafios comuns. Você pode fazer melhorias no seu orçamento, incluindo:

  • Estabelecer uma única fonte da verdade - consolide os dados e elimine a duplicidade para melhorar a precisão e a eficiência.
  • Priorizar automação - poupe tempo e recursos mudando seu foco para análises com automação.
  • Estimular a colaboração - promova o alinhamento e a colaboração entre departamentos, permitindo que todos os colaboradores contribuam e vejam feedback facilmente.
  • Concentrar-se em insights detalhados - compartilhe insights importantes com as partes interessadas em toda a organização para tomar decisões mais assertivas.
  • Experimentar a previsão - capture a visão de futuro do seu negócio com atualizações de dados em tempo real.

Ao passar pelas complexidades do orçamento e da previsão em 2024, lembre-se de que a tecnologia é sua aliada. Ao implementar as ferramentas e estratégias certas, você pode revolucionar seu processo de orçamento e previsão, impulsionar a performance dos negócios e tomar decisões fundamentadas que impulsionam sua organização em direção ao sucesso.

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